ORDENACIÓN DOCUMENTAL: 

Cada dependencia reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa, este proceso da lugar a la identificación de series y sub series. La organización de archivos debe basarse en la TRD debidamente aprobada.

·     Los sistemas de ordenación, teniendo en cuenta, la ordenación debe hacerse a partir de las series documentales, en los archivos, se utilizan varios sistemas que materializan la idea de secuencia:

a.    SISTEMAS DE ORDENACIÓN NUMÉRICOS

Ordinal: consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente.

Cronológico: consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en la que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año seguido del mes y al final el día.

b.    SISTEMA DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS

Onomástico: se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo.

Temático: se ordenan las series documentales por el contenido.

Toponímico: se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares.

c.    SISTEMA DE ORDENACIÓN MIXTOS

Alfanuméricos: se ordena la serie documenta utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico.

Orden cronológico: aplica este sistema a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas y a la vez cronológicas.

·     La conformación del expediente, teniendo en cuenta los pasos que se han dado durante su trámite, el primer documento será aquel que da su origen, bien sea a través de una solicitud o un trámite de oficio, posteriormente se irán añadiendo los documentos según su orden y se vayan produciendo hasta el concluye del trámite, lo cual es imprescindible para que el expediente tenga una disposición coherente, de manera que pueda reconstruir el asunto de que trata.

Para los expedientes con unidades complejas, la conformación y ordenación cronológica se debe hacer de acuerdo con las fechas (año, mes, día): en primer lugar la fecha del documento que le dio inicio al trámite y que debe corresponder a la más antigua dentro del trámite administrativo, y La fecha del último documento, es decir aquel con el que concluyó dicho trámite.

·         Foliación: La foliación consiste en dar un número consecutivo desde 1 a todos folios escritos de cada unidad de conservación. Dicho procedimiento debe hacerse solamente cuando las unidades de conservación que integran una serie documental, sean simples o complejas, estén perfectamente ordenadas.

Se debe tener en cuenta que antes de foliar es necesario hacer valoración documental, cuando se lleve el proceso de foliación, se debe tener cuidado de no repetir números o de omitirlos como tampoco dejar de numerar algún folio. Si existe otra foliación, está se anulará con una línea diagonal (/), y quedará como válida la última realizada. Cifras como 1A, 1B, 1Bis, no deben utilizarse en la foliación.

Descripción documental: Esta actividad solo es viable cuando el acervo se encuentra debidamente clasificado, ordenado e instalado, considerado como la actividad final del quehacer archivístico cuyo propósito es transmitir la información contenida en los documentos a los interesados, se lleva a cabo a través de la recopilación, análisis, organización y registro de la información histórica explicando su contexto y sistema que lo ha producido, partiendo de lo general a lo particular y específico.

·         Diseño de instrumentos de recuperación:

Las guías proporcionan al usuario la más amplia información (y de primera mano) sobre:

ü  La existencia, historia y emplazamiento del archivo

ü  Un contenido global y panorámico de sus fondos y secciones

ü  Los servicios que presta (horarios de apertura, servicios de reprografía, personal encargado, bibliografía del archivo, cuadro de clasificación de los fondos y secciones; su organización, estructura y breve explicación de su contenido, etc.)

Los inventarios son relaciones de las diferentes agrupaciones o series documentales que se conservan en el archivo sin pormenorizar en la descripción de las piezas documentales.

• Facilitan la búsqueda de los documentos mediante las signaturas topográficas, contenidos, accesibilidad y fechas de todas las unidades archivísticas de instalación.
•  Sirve igualmente para el gobierno interno del archivo como para uso de los      investigadores.
•   Testimonian la existencia o ausencia de una caja o expediente.
•   Facilitan los recuentos periódicos y reglamentarios.
•  Facilitan la búsqueda de un documento mediante la localización de la asignatura topográfica.

Los catálogos son los instrumentos de descripción que relacionan con por menor el contenido, fechas, formato, dimensión, estado de conservación y signatura topográfica de un archivo o varios de las unidades documentales como los expedientes y los documentos sueltos.

Elementos esenciales de la catalogación

·         Datos internos: fecha, tipología documental, asunto o materia, lengua.

·         Datos externos o físicos: folios, medidas, materia soporte y estado de conservación.

·         Datos de localización o signatura.

Los índices relacionan los documentos mediante palabras sueltas, claras y concisas, que especifican personas, lugares, temas o materias.

Pueden editarse solos o como acompañantes de Guías, Inventarios y Catálogos.