GESTIÓN DOCUMENTAL
Es un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000)
Lo que se debe tener en cuenta a la hora de realizar Un Plan de gestión
Documental:
- Consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivístico.
- Aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnóstico y los requisitos previos al PGD.
- La inclusión de las unidades de correspondencia como parte integral de la gestión documental.
- La formación de archivos según el ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestión, Central e Histórico).
- Identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus correspondientes flujos de información.
- La implementación y seguimiento.
En los documentos dentro del concepto de Archivo, comprende procesos
como producción o recepción, distribución, consulta, organización, recuperación
y disposición final de los documentos.
Como lo establece la Ley 594 de 2000, todas las entidades de orden
público como privado, están obligadas a implementar y desarrollar Programas de Gestión
Documental para el cumplimiento de sus funciones, dentro de su objeto social
que fueron creadas; independientemente del soporte o medio en que se produzca
la información.
Para efectos de conceptualización de un PGD, se determinan una serie de procesos
que se interrelacionan y se desarrollan durante las etapas del ciclo vital del
documento.
