GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL

Es un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000)

Lo que se debe tener en cuenta a la hora de realizar Un Plan de gestión Documental:

•   Consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivístico.
• Aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnóstico y los requisitos previos al PGD.
• La inclusión de las unidades de correspondencia como parte integral de la gestión documental.
• La  formación de archivos según el ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestión, Central e Histórico).

• Identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus correspondientes flujos de información.
•  La implementación y seguimiento.

En los documentos dentro del concepto de Archivo, comprende procesos como producción o recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos.

Como lo establece la Ley 594 de 2000, todas las entidades de orden público como privado, están obligadas a implementar y desarrollar Programas de Gestión Documental para el cumplimiento de sus funciones, dentro de su objeto social que fueron creadas; independientemente del soporte o medio en que se produzca la información.

Para efectos de conceptualización de un PGD, se determinan una serie de procesos que se interrelacionan y se desarrollan durante las etapas del ciclo vital del documento.